14 joulu ”Resurssit ei riitä” – Miten tarttua prosessimuutokseen?
Yrityksissä tiedostetaan omien toimintatapojen kehitystarve liiketoimintaympäristöjen muuttuessa vauhdilla. On toimittava dynaamisemmin, mutta kehitykseen tarvittavat kullanarvoiset resurssit ovat yksinkertaisesti kiven alla tai niitä ei ole lainkaan.
Menestyvät yritykset haluavat luonnollisesti pysyä kilpailijoidensa edellä, mutta se vaatii liiketoiminnan prosessien tehostamista. Väitän, että yrityksissä on nyt ja tulevaisuudessa kova tarve ottaa liiketoiminnan prosessit nykyistä tehokkaammin haltuun panostamalla kokonaisvaltaiseen Business Process Managementiin.
Tutkimusyhtiö Gartnerin mukaan onnistunut BPM-projekti tuo yrityksille vähintään 10 prosentin mutta usein jopa yli 15 prosentin tuoton sisäisille investoinneille. 77 prosenttia BPM-hankkeista tuottivat yli 100. 000 Yhdysvaltain dollaria, ja niistä yli puolet (55 %) tuotti parhaimmillaan jopa puoli miljoonaa dollaria.
Eikä aikaakaan kulu niin paljon kuin luullaan, sillä peräti kaksi kolmesta (67 %) BPM-hankkeesta on toteutettu kuuden kuukauden kuluessa. Niistä puolet toteutuu vielä lyhyemmässä ajassa.
Säästöt tulevat laadun parantamisen, automaation lisääntymisen, prosessien optimoinnin sekä lisääntyneen muutosketteryyden myötä.
Tunnista todelliset kehitystarpeet
Miten sitten pitäisi toimia tilanteessa, jossa muutokselle nähdään tarve, mutta resurssit ovat rajalliset? Mistä voisi lähteä liikkeelle ja mitä pitäisi tehdä?
Kehityskohteita kannattaa kartoittaa osa-alueilta, joissa vaikkapa henkilöstökulut ovat korkeat prosessin suorittamisessa tai kun työn laadussa on liikaa vaihtelua. Liiketoiminnan prosessien tehostaminen on tarpeen myös silloin kun yrityksen on vaikea toimittaa tarvittavaa raportointia ja tilannekatsauksia liiketoiminnasta. Toimintaa pitää kehittää kun henkilöstö ja asiakkaat ovat tyytymättömiä tai kun yrityksellä on vaikeuksia ennustaa vaikkapa töiden valmistumista.
Prosessien tehostaminen lähtee liikkeelle oikeiden kohteiden tunnistamisesta. Se ei onnistu ilman liiketoiminnan ja tietohallinnon välistä hyvää yhteistyötä, sekä yrityksen johdon sitoutumista. Ihmiset täytyy saada keskustelemaan yhdessä yrityksen ja sen työntekijöiden tavoitteista, nykyisistä haasteista ja prosesseista. Silloin heistä tulee sitoutuneita muutoksen ’omistajia’.
Aloita nopeista hankkeista
Muutoksen ja tulosten tekeminen ei vaadi kalliita alkuinvestointeja.
Keskusteluilla tunnistetaan nopeasti ja helposti toteutettavia parannushankkeita (quick wins), joilla on positiivinen vaikutus yrityksen liiketoimintaan. Puhutaan ’Process discoverystä’, joka on kaikissa yrityksissä kriittisen tärkeä taito.
Kun nopeasti tuloksiin johtavat aloitteet on hyödynnetty, yritys voi aloittaa prosessien automatisoinnin. Pitkälle viety automaatio tarkoittaa sitä, että yrityksessä tiedetään miten prosessit toimivat ja mikä on niiden suoritustaso. Tiedetään kuka tekee mitä, milloin ja missä.
Tarjoan esimerkin hollantilaisesta vesiyhtiöstä, jolle toteutimme BPM-projektin Gartnerin Magic Qadrantin parhaaseen Leaders-kategoriaan kuuluvilla IBM BPM -ohjelmistoilla. Viittä miljoonaa asiakasta palveleva yritys kykeni parantamaan BPM:n avulla omaa asiakaspalveluaan seuraavasti:
- Vastausaika lyheni neljästä minuutista 20 sekuntiin.
- Työjono väheni viidestä kuukaudesta yhteen viikkoon.
- Työntekijätarve väheni 20 prosenttia – manuaaliset tehtävät 40 prosenttia.
- SAP-käyttöönotot yksinkertaistuivat – ohjelmistojen ylläpitobudjetti pieneni.
- Tee parempaa liiketoimintaa
BPM on ollut olemassa jo vuosia ja melkein jokainen organisaatio on jollain tasolla hyödyntänyt siihen liittyviä ajattelumalleja. Monet yritykset ovat palkanneet avukseen Lean- tai Six Sigma -konsultteja, mutta hankkeet ovat jääneet suppeiksi eikä yrityksissä ole riittävän hyvin ymmärretty BPM:n todellisia vahvuuksia. Esimerkiksi Lean-projekteissa on keskitytty enimmäkseen prosessin vaiheiden poistamiseen.
Lisääkö edellä mainittu toiminta prosessien tehokkuutta ja asiakasystävällisyyttä? Kysymyksessä kiteytyy koko BPM:n ydin. BPM:n tavoitteena ei välttämättä ole prosessien yksinkertaistaminen. Tavoite on sen sijaan prosessien virtaviivaistamisessa, joka johtaa korkeampaan asiakastyytyväisyyteen ja sitä kautta parempaan tulokseen.
BPM on kokonaisvaltainen lähestymistapa yrityksen suorituskyvyn parantamiseen. Vaihtelu vähenee, tuottavuus kasvaa ja liiketoiminnan tulokset paranevat. Toiminnasta tulee ennustettavaa ja systemaattista!
BPM-projekti sopii kaikille yrityksille, toimialasta ja koosta riippumatta. Pysyt kilpailijoidesi kyydissä ja jopa niiden edellä.
Veikkaan, että yrityksesi kohtaa tässä blogissa mainittuja haasteita. Uskon, että voin kertoa tulevissa blogeissani paljon lisää siitä, miten BPM voi auttaa sinua. Seuraa meitä Twitterissä niin pysyt ajan hermolla BPM-maailman tapahtumista.
Marja Jussila van Leeuwen
Maajohtaja, You-Get Finland Oy