04 touko Mitä on ohjelmistorobotiikka? – Tosielämän käyttötapaus
Ohjelmistorobotiikka (Robotic Process Automation, RPA) on tällä hetkellä kovassa nosteessa liike-elämässä. Aihealueesta ei ole tarjolla kovin paljon suomenkielistä materiaalia, varsinkaan business-puolen ihmisille, joten ajattelin avata aihetta hieman. Käyn läpi ohjelmistorobotiikkaa ja sitä miksi se on pinnalla. Esittelen käyttökohteita ja käyn läpi yhdentosielämän käyttötapauksen. Puhun myös implementaatioista ja lopuksi ohjelmistorobotiikan tulevaisuudesta. Juttua riitää tästä aiheesta sen verran, että pätkin blogin kolmeen osaan. Ensimmäinen osa käsitteli ohjelmistorobotiikan perusteita ja käyttökohteita. Tässä toisessa osassa käydään läpi käyttötapaus.
”No, kerroppa yks käytännön esimerkki”
Hyvän esimerkin löytäminen robotiikkan liiketoiminnassa käytöstä ei ole ollut niin helppoa kuin voisi kuvitella. Esimerkkejä on tarjolla pilvin pimein, kunhan ensin lupaa antaa yhteystietonsa white paperia vastaan jollekin robotiikkakauppiaalle. Mutta sopivan monipuolisen ja kuvaavan keissin etsiminen otti oman aikansa. Päädyin käyttämään tässä esimerkkinä UiPathin ohjelmistorobotiikkakeissiä, joka tehtiin Volvolle.
Volvolla on suhteellisen holistinen näkemys automaatioon. Liiketoimintaproesseja katsotaan end to end -periaatteella. Tämä on luonnollisesti hyvä pohja myös ohjelmistorobotiikalle. Lisäksi mekaaniset robotit ovat tuttua tavaraa Volvon kaltaiselle valmistavan teolisuuden yritykselle.
Kuvattu ohjelmistorobotiikkakeissi koskee ostovelkaprosessia Volvon talousosastolla. Volvo käyttää SAPia tavarantoimittajien ostolaskujen prosessointiin, joka Volvolla vaatii useita manuaalisia interventioita. Henkilöstön täytyy lukea, validoida ja rekisteröidä erilaisia tietoja järjestelmään. Ohjelmistorobotiikan kohteeksi valittiin yksi ostolaskutiimi, joka käsittelee noin 2 000 tavarantoimittajien ostolaskua päivittäin. Tuloksena Volvon onnistui poistaa henkilöstön puuttuminen ostolaskuprosessiin miltei kokonaan. UiPathin Volvolla käyttämät ohjelmistorobotit olivat nk. ”front office” -robotteja, jotka voivat tehdä työtään ihmisten valvomana, käyttämällä ohjelmistoja niiden käyttöliittymien kautta. Tällöin olemassa oleviin ohjelmistoihin ei tarvinnut tehdä muutoksia.
Volvon käyttötapauksessa ohjelmistorobotti kirjautuu sisään tarvittaviin järjestelmiin, lukee laskukuvan, rekisteröi laskun SAP:iin, suorittaa tarvittavat validoinnit, kuten ristiintarkistaa laskun muista järjestelmistä, ja lopulta tekee päätöksen kirjataanko lasku kirjanpitojärjestelmään, blokataanko se vai laitetaanko se odottamaan henkilöstön käsittelyä.
Kuva: KPMG – Strategic visions on the sourcing market (2016)
Manuaaliseen työhön verrattuna, Volvon uusi prosessi on huomattavasti tehokkaampi. Ajansäästö on noin 65-75%. Tietenkään minulla ei ole pääsyä Volvon talouslukuihin. Mutta, jos oletamme että yhden ostolaskun käsittely manuaalisesti SAP:ssa ottaa kolme minuuttia, 2000 laskun päivittäiseen käsittelyyn menee noin 100 tuntia. Sata tuntia toimistotyötä maksaa Ruotsin mediaanipalkalla noin 4500 euroa päivässä ja työpäiviä on kuukaudessa keskimäärin 21. Näillä olettamilla, robottien implementaatio säästi vuositasolla (((4500×21)x12)x0,7) = 793 800 euroa. Oli palkat ja yhden laskun käsittelyaika mitä tahansa, säästö on merkittävä. Samaan aikaan työn laatu on parantunut huomattavasti virheiden vähentyessä.
”Mitä siellä Volvolla opittiin?”
Tärkein oppi Volvon projektissa oli se, että kommunkaation ja muutosjohtamisen täytyy olla kunnossa ja siihen täytyy panostaa tarpeeksi. Henkilöstö voi suhtautua ohjelmistorobotiikkaan negatiivisesti, koska se osaltaan ryhtyy hoitamaan aktiviteetteja, joita he aikaisemmin hoitivat.
Lisäksi henkilöstölle kommunikoitiin selvästi, etteivät ohjelmistorobotit ole viemässä kenenkään töitä, vaan ne mahdollistavat työntekijöiden keskittymisen korkeamman tuottavuuden ja lisäarvon aktiviteetteihin, joihin ei aikaisemmin ollut aikaa. Työntekijät otettiin myös kattavasti mukaan ohjelmistorobottien testaamiseen, jotta tuotettavat ratkaisut palvelisivat työntekijöiden tarpeita mahdollisimman hyvin.
Huomionarvoisaa on tuoda esille myös muutosjohtaminen. Volvolla, kuten kaikissa organisaatioissa on aina ollut aloitteita automatisoida liiketoimintaprosesseja. Ihmisillä kumminkin on taipumus pyrkiä työskentelemään fiksummin ja sitä kautta tehostaa omaa toimintaansa. Volvolla tämä inhimillinen ajuri kohti parempia prosesseja oli aikaisemmin johtanut useisiin lokaalisti rakennettuihin makroihin, joihin ei ollut sen tarkempaa keskuskontrollia. End-to-end -prosessi pääsi unohtumaan tällä siiloutuneella toimintamallilla. Tällä kertaa automaatio oli täysin kontrolloitua ja keskitetysti johdettua. Tämä toimintamalli sai kiitosta niin prosessissa työskenneiltä ihmisiltä kuin Volvon IT-osastoltakin.
Tässä vähän esimerkkikeissiä tosielämästä. Seuraavassa, robotiikkablogissa pohdiskelen RPA-implementaatioita ja tulevaisuutta mikro- ja makrotasolla. Jos blogi resonoi, niin seuraile minua ja You-Getia Twitterissä ja Linkedinissä, niin et missaa seuraavaa blogia.
Veli-Pekka Mustonen
BPM Consultant, Business Analyst
You-Get Finland Oy