13 loka Ensiaskeleet aitoon digitalisaatioon
Useille meistä digitalisaatio kuulostaa edelleen asialta, joka liittyy puhtaasti teknologiaan. Mutta digitalisaatio ei tarkoita yksittäistä projektia, uutta ohjelmistoa tai paperitonta toimistoa. Organisaatio ei ole omaksunut digitalisaatiota, jos se ostaa mobiiliappin tai perustaa verkkokaupan.
Konseptia täytyy ajatella laajemmin. Digitalisaatio on strategista liiketoiminnan muokkaamista tilaan, jossa organisaatio on dynaaminen ja kykenee muuttumaan nopeasti ja joustavasti markkinoiden mukana. Liiketoiminnasta on tehtävä ”future proof”. On tietysti selvää, että sosiaalisen median, pilvipalveluiden, big datan, kognitiivisten teknologioiden ja IoT:n kehitys nopeuttaa muutosta, mutta sen sijaan, että ne olisivat yksinään ajureita digitalisaatiolle, täytyy kysyä miksi nämä teknologiat kehittyvät. Niille täytyy olla tarve.
Monelle kuluttajalle digitalisaatio näyttäytyy uusien digitaalisten palveluiden muodossa ja tyypillisesti digitalisaatio yhdistetäänkin palvelualoille. Se ei kuitenkaan rajoitu tiettyihin sektoreihin vaan pätee yhtälailla palveluaoille, julkishallintoon kuin teollisuuteenkin. Kaikkien sektorien on pakko muuttua teknologiakehityksen ja yhteiskunnan tarpeiden mukana
Mistä digitalisaatio alkaa?
Digitalisaation strateginen omaksuminen alkaa aina liiketoimitatavoitteista, -haasteista, asiakkaiden tarpeista ja organisaationäkökulmasta. Yrityksellä on oltava visio siitä millainen se haluaa olla – markkinajohtaja, kustannustehokas, ympäristöystävällinen, paras palveluntarjoaja jne.
Kun tavoitteet ovat selvät täytyy kääntää katse nykyisyyteen. Missä yrityksemme on nyt? Olemmeko me oikealla tiellä päästäksemme tavoiteltuun visioomme? Kun organisaatio aloittaa matkansa kohti digitalisaatiota, lähtötason on oltava tiedossa.
Lähtötasoa voi olla haastava määrittää, jos ei tiedä miten yritys tällä hetkellä toimii ja jos prosessien toiminta ja tehokkuus ei ole tiedossa. Kuten taloa rakentaessa, perustan täytyy olla tiedossa, jotta tiedetään miten sen päälle voi rakentaa. Onneksi tämä ei ole kuitenkaan toivoton tehtävä. Hyviä työkaluja löytyy prosessien mittaamisen työkaluista, KPI-raportointiin ja analytiikkaan.
Kun ollaan viimein selvillä siitä mikä yrityksen lähtötaso on ja visio on selkeä, voimme aloittaa ns. ’oikeat työt’. Prosessikokonaisuus kerrallaan lähdetään katsomaan mitkä muutokset ovat tarvittavia ja haluttuja, ja valitaan fokusointialueita uusille aloitteille.
Menestyneet organisaatiot lähestyvät digitalisaatiota yleensä prosessikokonaisuus kerrallaan, iteratiivisesti kehittäen uusia palveluja ja toimintoja. Leanin kaltaiset metodologiat yhdistetään agileen tapaan kehittää järjestelmiä ja prosesseja. Harkitutu askeleet digitalisaatioon pitävät kokonaisuuden hallinnassa.
Millaisiin haasteisiin usein törmätään?
Digitalisaatiota omaksuessa yrityksen eteen tulee muutama hyvinkin tyypillinen haaste, joihin voi kiinnittää huomiota alusta alkaen välttääkseen pahimmat sudenkuopat. Tässä niistä tyypillisimmät.
Johtajuus – Nopea eteneminen ei ole aina helppoa. Liiketoimintapäätöksen tekeminen on usein pullonkaula, ei itse prosessien ja toiminnan kehittäminen. Tämän takia digitalisaatio-ohjelmilla tulee aina olla selkeä johtaja, jotta strategisen tason päätöksiä kyetään tekemään mahdollisimman sujuvasti. Lisäksi projektitason päätöksenteko pitää uskaltaa antaa sille nimitetylle projektiryhmälle, jotta eteneminen pysyy sujuvana.
Siiloutuminen – Digitalisaatiota ja liiketoimintaprosesseja kehittäessä siiloajattelulle ei ole sijaa – ei teknologisesta näkökulmasta katsottuna, mutta ei myöskään prosessi- ja ihmisnäkökulmasta. Liiketoiminnan ja IT:n välinen suhde on useassa organisaatiossa haasteellinen, mutta täytyy muistaa, että digitalisaatiossa tämä suhde on avainasemassa, ja sen kehittämiseen kannattaa panostaa. Yhdessä tehden, samaan suuntaan edeten.
Taidot – Digitalisaatioon ja prosessien kehittämiseen liittyvät taidot ovat edelleen harmittavan harvassa. Organisaation tulisi rakentaa sisäistä osaamispohjaa pitkäjänteisesti. Aluksi oppia voi ottaa rautaisilta ammattilaisilta, samalla luoden pohjaa oman osaamisen kehittämiselle.
Heräsikö kysymyksiä?
Jos haluat jutella aiheesta lisää, olemme paikalla IBM Business Connect -tapahtumassa 19.10 Helsingin Messukeskuksessa. Ilmottaudu ilmaiseksi, ja tule juttelemaan. Haluatko tietää lisää digitalisaatiosta ja sen edistämisestä prosessijohtamisen keinoin? Jos aihe on ajankohtainen, suosittelen lukemaan white paperimme Prosessijohtaminen ja digitalisaatio (latauslinkki alla).
Veli-Pekka Mustonen
BPM Consultant, Business Analyst
You-Get Finland
Täytä tietosi ja lataa You-Get White Paper – Prosessijohtaminen ja Digitalisaatio