Mitä on ohjelmistorobotiikka? – Osa I 

27 huhti Mitä on ohjelmistorobotiikka? – Osa I 

Ohjelmistorobotiikka (Robotic Process Automation, RPA) on tällä hetkellä kovassa nosteessa liike-elämässä. Aihealueesta ei ole tarjolla kovin paljon suomenkielistä materiaalia, varsinkaan business-puolen ihmisille, joten ajattelin avata aihetta hieman. Käyn läpi ohjelmistorobotiikkaa ja sitä miksi se on pinnalla. Esittelen käyttökohteita ja käyn läpi yhdentosielämän käyttötapauksen. Puhun myös implementaatioista ja lopuksi ohjelmistorobotiikan tulevaisuudesta. Juttua riitää tästä aiheesta sen verran, että pätkin blogin kolmeen osaan. Ensimmäinen osa käsittelee ohjelmistorobotiikan perusteita ja käyttökohteita. Mutta, nyt asiaan.

Miettikääpä teknologiaa, joka:

  • Laskee kustannuksia manuaalista työtä vaativissa liiketoimintaprosesseissa jopa 25-40%
  • Nostaa palvelun tehokkuutta ja vähentää inhimillisten virheiden määrää
  • Maksaa sijoitetun pääomansa takaisin vuodessa
  • Tekee kaiken yllä mainitun ilman tarvetta olemassa olevien IT-järjestelmien vaihtamiselle.

 

RPA on tällaista, melko distruptiivista teknologiaa.

”Ohjelmistomikä?”

Ohjelmistorobotiika eli RPA tarkoittaa sellaisten teknologioiden hyödyntämistä, joiden avulla organisaatio voi konfiguroida tietokoneohjelman eli ”robotin” keräämään ja tulkitsemaan olemassa olevien järjestelmien dataa. Tämän datan perusteella robotti voi tehdä transaktioita, muokata dataa tai kommunikoida muiden digitaalisten järjestelmien kanssa. Robotti tekee tämän huomattavasti ihmistä nopeammin, ja miltei virheettömästi, jos robotin tehtävät on määritelty oikein.

Ohjelmistorobotti käyttää ohjelmistojen  käyttöliittymiä (UI) samalla tavalla kuin ihminen käyttäisi niitä. Toisin sanoen robotti toimii tavallisen työntekijän tavoin. Tämä lähestymistapa on sangen erilainen verrattuna perinteiseen IT-integraatioon, joka yleensä perustuu ohjelmistorajapintojen (API) hyödyntämiseen.

Moni yritys käyttää edelleen ihmistyövoimaa isossa mittakaavassa yleistietoa vaativaan prosessityöhön. Tällaisessa työssä ihmiset suorittavat suuren volyymin transaktiotyötä järjestelmäympäristössä. Eli käytännössä toimistyöntekijä esimerkiksi kopio tietoa käsin työpöytäsovelluksesta toiseen. Tällaisessa tilanteessa yritykset voivat saada merkittäviä tuloksia hyödyntämällä ohjelmistorobotiikkaa, koska moni aikaa vievä manuaalinen ja virhealtis työn vaihe voidaan automatisoida.

”Kaiken pitää olla nykyään kognitiivista. Onhan se kognitiivista?”

IBM:n Watsonin kaltaiset kognitiiviset teknologiat ja ohjelmistorobotiikka ovat toistaiseksi olleet erillään toisistaan, johtuen lähinnä niiden erilaisista käyttötarkoituksista. Tämä tulee todennäköisesti muuttumaan. Deloitten mukaan, viime aikoina johtavat RPA-toimittajat ovat alkaneet sisällyttämään luonnollisen kielen tunnistamisen ja koneoppimisen kaltaisia ominaisuuksia tuotteisiinsa. Forrester suositteleekin parhaaksi käytännöksi tällä hetkellä ohjelmistorobotiikan implementointia siten, että mahdollinen linkki kognitiiviseen alustaan voidaan luoda tarvittaessa tulevaisuudessa.

Nykyään kuullaan aika usein puhuttavan robottien opettamisesta. Kannattaa kumminkin erottaa keinoälyn ja ohjelmistorobottien opettaminen toisistaan jo käsitteen tasolla. Keinoälyn opettaminen on astetta monimutkaisempaa hommaa, kun taas robottia opettaessa sille vain kerrotaan mitä nappeja painaa sovellusta käytettäessä.

”Kiva juttu, mutta miten minä hyödyn siitä?”

Teollisuusrobotit mullistivat tuotantotalouden kasvattamalla tuotantomääriä ja parantamalla laatua. Ohjelmistorobotit ovat taas mullistamassa hallinnollisia liiketoimintaprosesseja, IT-tukiprosesseja, työnkulkuja ja back office -toimintoja. RPA parantaa dramaattisesti liiketoimintaprosessien tarkkuutta ja niiden läpimenoaikaa. Samalla robotin tekemän työn tuottavuus nousee ja henkilöstön työn mielekkyys kasvaa tylsien ja toistuvien manuaalisten tehtävien vähentyessä.

Prosessiautomaatiossa ohjelmistorobotiikka voi matkia manuaalista sääntöihin pohjaavaa, ei-subjektiivista prosessia vaarantamatta nykyistä IT-arkkitehtuuria. Robotit voivat suorittaa jatkuvasti ennalta määrättyjä toimintoja, jotka on helppo skaalata vastaaman kysyntää. Jos mietitään back office-toimintoja esimerkiksi talous-, logistiikka-, asiakaspalvelu-, tai HR-puolella käyttökohteita löytyy paljon. Alla olevassa kuvassa on esitelty yksinkertaistettuna millainen laskun luomisprosessi voisi olla ohjelmistorobotiikalla ryyditettynä.

Kuva: Ohjelmistorobotti työn touhussa

Voimme kuvitella millainen on back office, jossa monia järjestelmiä hyödyntävä, mutta silti yksinkertainen ja toistuva tiedon syöttäminen tapahtuu automaattisesti. Ohjelmistorobotti voi esimerkiksi poimia tehtäviä tehtäväjonosta ja suorittaa niitä useampaa sovellusta käyttäen. Huomionarvoista on kumminkin se, että ohjelmistorobotin avulla ei voi automatisoida koko prosessia, vain aiemmin ihmisen tekemä standardi käyttöliittymäinteraktio.

Ideaalisia prosesseja ohjelmistorobotiikan käyttökohteiksi ova prosessit, jotka:

  • Ovat toistuvia ja sääntöihin pohjaavia
  • Pääsevät käyttämään strukturoitua dataa
  • Hyödyntävät windows- tai web-pohjaista alustaa
  • Ovat dokumentoitu ja standardisoitu
  • Vaatiivat kolmen tai useamman työntekijän työpanoksen
  • Sisältävät datan syöttämistä, joka on altis inhimillisille virheille

 

Ohjelmistorobotiikkaa voi hyödyntää myös IT-infrastruktuurin etähallinnoimisessa. Ongelmien tutkiminen ja ratkaiseminen nopeutuu ja prosessien läpimenoajat lyhenevät. Samoin service desk -toimintojen ja verkkolaitteiden hallinta nopeutuu. Skaalautuvuus voidaan irrottaa henkilöstöresursseista, joka tasoittaa lyhyen tähtäimen kysyntäpiikkejä.

Kaikki ei ole kultaa mikä kiiltää

Olet varmaan tässä vaiheessa jo innoissasi ohjelmistorobotiikan mahdollisuuksista. Siinä on potentiaalia, mutta se ei ole hopealuoti jolla ratkaiset liiketoimintaprosessiesi murheet. Ohjelmistorobotiikka on hyvin käytetttynä loistava taktisen tason ratkaisu spesifisiin prosessiongelmiin, kuten usean legacyjärjestelmän yhtäaikainen käyttö prosessissa. Ohjelmistorobotiikka on pintatason ratkaisu prosessiongelmaan. Se puhaltaa olemassa olevaan liiketoimintaprosessiin uutta henkeä, mutta se ei ratkaise taustalla olevia todellisia ongelmia, joiden oire huonosti toimivat manuaaliset prosessit on.

”Summa summarum…”

Kyseessä on siis loistava ratkaisu, kun sitä käytetään oikeassa paikassa oikeaan aikaan oikeaan kohteeseen. Mielestäni RPA on ehdoton osa nykyaikaisen organisaation automaatiotyökalupakissa.

Tässä oli hieman perusteita sekä plussia ja miinuksia ohjelmistorobotiikasta. Olen kirjoitellut aiheesta vähän enemmänkin, ja seuraavassa blogissa käsittelen esimerkkicasea ohelmistorobotiikasta.

Jos blogi resonoi, niin seuraile minua ja You-Getia twitterissä ja Linkedinissä, niin et missaa seuraavaa blogia.

Veli-Pekka Mustonen

BPM Consultant, Business Analyst

You-Get Finland Oy