11 tammi Yksi BPM, kiitos – Mikä se muuten on?
Edellisessä blogissani pohdin sitä miten prosessimuutokseen voi tarttua ympäristössä, jossa tarve muutokselle on selvä, mutta resurssit muutoksen aloittamiseen ja tekemiseen ovat rajatut. Esitin Business Process Managementin, eli BPM:n ratkaisuksi edellä mainittuun ongelmaan. Tässä blogissa menen hieman syvemmälle siihen mitä BPM on ja miten se eroaa muista prosessien tehostamiseen ja muutokseen liittyvistä “työkaluista”, kuten Lean tai Six Sigma.
Aloitetaan niistä eroista
Usein, kun puhutaan prosessien optimoinnista tai prosessijohtamisesta, ihmiset assosioivat tämän helposti Lean ja Six Sigma menetelmiin. Eikä siinä ole mitään ihmeellistä, tähtääväthän nämä molemmat menetelmät myös prosessien tehostamiseen.
Lean on erityisesti tuotantoprosessien tehostamistyökalu, joka pyrkii parantamaan tehokkuutta vähentämällä erilaisia “turhuuksia” palveluiden ja tuotteiden tuotantoketjuista. Tarkoitus on parantaa asiakastyytyväisyyttä ja laatua, pienentää toiminnan kustannuksia, ja lyhentää tuotannon läpimenoaikoja. Lean pyrkii siihen, että oikea määrä oikeita asioita saadaan oikeaan aikaan ja oikeaan paikkaan ja oikean laatuisena.
Six Sigma on taas tilastotieteeseen perustuva laatujohtamisen työkalu. Six Sigmassa on tärkeää pystyä mittaamaan virheiden määrää ja selvittämään systemaattisesti, kuinka niitä voidaan poistaa. Virheet pyritään poistamaan ensin pienentämällä hajontaa tai vaihtelua. Kun hajonta on pieni, on prosessi hallittavissa.
Lean Six Sigma menetelmistä on tehty myös yhdistelmä, jossa Six Sigma työkaluja käytetään Lean-toteutuksen apuna ongelmanratkaisussa.
Mutta miten BPM sitten eroaa näistä?
Molemmat, Six Sigma ja Lean, ovat alun perin kehitetty teollisuuden tarpeisiin, ja sillä sektorilla tätä parivaljakkoa vielä nykyisinkin useimmiten tapaa. Mutta yritysmaailma on kehittynyt vahvasti palvelusektorin suuntaan, ja vanhat menetelmät eivät enää taivu vaivattomasti liiketoiminnan kehittämiseen. Ja tässä vaiheessa BPM astuu kehään.
Business Process Managementin juuret ovat Leanin ja Six Sigman kaltaisissa menetelmissä, ja osa niissä esiintyvistä työkaluista ja periaatteista ovatkin todella hyviä. Mutta BPM käsittää prosessijohtamisen paljon laajempana kokonaisuutena, jossa tavoitteena ei ole pelkkä ”turhuuden” poistaminen tai hajonnan vähentäminen.
BPM on johtamisfilosofia, joka keskittyy liiketoimintaprosessien optimointiin. Se on kattava lähestymistapaa, joka tähtää organisaation tehokkuuteen ja tuloksellisuuteen yhdistettynä organisaation innovointiin ja joustavuuteen.
Kaiken perustana on yrityksen strategia, jota yrityksen prosessien tulisi tukea. Prosessit tunnistetaan, mallinnetaan, otetaan käyttöön, niiden toimintaa seurataan, jonka perusteella prosesseja sitten optimoidaan. Ja sykli alkaa alusta. Tavoitteena on prosessien jatkuva ja joustava kehitys liiketoiminnan tarpeiden ja markkinatilanteen mukana.
Business Process Management -elinkaari
BPM-menetelmää voidaan tehdä manuaalisesti, mutta sitä tukemaan voidaan ottaa myös teknologioita tavoitteiden saavuttamiseksi – tänä teknologian kultakautena tuskin on enää järkevää tehdä mitään manuaalisesti. BPM-teknologian avulla tuodaan yhteen prosessit, ihmiset, tieto, ja olemassa olevat järjestelmät. Se myös antaa yritysjohdolle tietoa siitä miten prosessit toimivat, missä sen pullonkaulat ovat, ja osoittaa mahdollisuudet optimoida prosesseja.
BPM teknologiat tuottavat reaaliaikaista ja historiallista tietoa koko organisaatiosta. Tuloksena on tarkka käsitys siitä, miten osastot ja prosessit toimivat, ja muutosten tekeminen on helppoa ilman merkittäviä IT-uudistuksia.
Kuten sanoin, BPM:n fokus on siis liiketoiminnassa ja se prosesseissa. Se painottaa tilannekuvan, hallinnan tärkeyttä kokonaisvaltaisesti työn joka vaiheissa, ja joustavuutta liiketoiminnan prosessien muutoksissa. Ymmärrä mitä yrityksessäsi tapahtuu tällä hetkellä, ja tee muutoksia tietoisesti, perustellusti, ja joustavasti.
Ensi kerralla sukelletaan sitten hieman syvemmälle BPM-menetelmään ja katsotaan millaisista lähtökohdista BPM:n käyttöönottoa voidaan lähteä viemään eteenpäin. Blogin lisäksi BPM-tietoutta löytyy meidän Twitteristä.
Marja Jussila van Leeuwen
Maajohtaja, You-Get Finland Oy