29 tammi Pimeydestä valoon – Matkalla kohti dynaamista liiketoimintarakennetta
Tässä ensimmäisten blogieni aikana olemme käsitelleet sitä, miten prosessimuutokseen voidaan tarttua BPM:n avulla, ja mitä BPM on ja miten se eroaa muista suosituista prosessien tehostamiseen ja muutokseen liittyvistä johtamisfilosofioista kuten Lean ja Six Sigma. Nyt, kun perusteet ovat selvillä, menemmekin asteen verran syvemmälle tässä BPM tarinassa. Tällä kertaa kerron teille prosessien kypsyystasoista, ja mitkä ovat askelmerkit kohti dynaamista liiketoimintarakennetta.
Kypsyystasot
Kun puhun BPM:stä, puhun yleensä myös kypsyystasoista, eli siitä, miten hyvin yritys on jo omaksunut prosessijohtamisen elementtejä toimintaansa. Kypsyystasot kertovat sen millä tasolla yritys on, mitä yrityksessä tehdään, ja millaisia valmiuksia organisaatiolla on prosessijohtamisen kehittämiseen. Kypsyystasojen avulla nähdään, missä organisaatio on nyt, ja mitä askeleita täytyy ottaa, jotta organisaation kypsyystasoa voidaan lähteä nostamaan.
Kypsyystasoja on kuusi. Ensimmäisellä (0) tasolla olevat yritykset ymmärtävät, että ongelmia on, mutta niitä ei osata lähteä purkamaan. Tyypillisesti toimintoja mitataan osastotasolla eikä prosessitasolla. Kun kypsyystaso nousee, mukaan tulee mm. prosessien mallinnusta, monitorointi, organisaatiomuutoksia jne. Seuraavassa kuvassa on kuvattu kypsyystasot ja sitä kautta tie kohti tehokkaampia prosesseja ja liiketoimintaa.
Kuva: Prosessijohtamisen kypsyystasot.
Noin 90% yrityksistä on ensimmäisellä, tiedostamattomalla tasolla tai jopa sen alla. Alle 10% yrityksistä on prosessitietoisia tai prosessikehittäjiä. Vain marginaalinen murto-osa yrityksistä on prosessiorientoituneita tai sellaisia, joissa prosessijohtaminen on sisäistetty ja toimitaan dynaamisessa rakenteessa.
Mikä on lähtötasoni?
Yritykset ovat yksilöllisiä, mutta silti liiketoiminnassa pätevät tietyt lainalaisuudet. Tämän vuoksi jokaisessa yrityksessä ja liiketoiminnassa on tunnistettavissa tiettyjä tunnusmerkkejä, jotka kertovat mikä yrityksen nykytilanne on. Kypsyystasoa arvioidaan liiketoiminnan seuraavilla osa-alueilla:
- Prosessit
- Strategia
- Yrityskulttuuri
- Organisaatio
- ICT
- BPM-organisaatio
Jos sinua kiinnostaa millä tasolla sinun yrityksesi toimii, voit kysyä itseltäsi (tai vaikka kollegoiltasi ihan vertailun vuoksi) muutamia kysymyksiä koskien omaa liiketoimintaa. Löytämällä vastaukset näihin kysymyksiin päästään askel eteenpäin, kohti prosessitietoista tilaa:
-
Ollaanko yrityksessäsi tietoisia omista prosesseista? Ovatko ne selkeitä ja yhdenmukaisia?
-
Onko liiketoimintastrategiassa otettu huomioon prosessien laatu? Kuinka strategia ilmenee itse liiketoiminnassa, eli vaikuttaako strategia itse prosesseihin?
-
Kuuluuko yrityksesi kulttuuriin prosessien ja liiketoiminnan jatkuva parantaminen ja kehittäminen? Rohkaistaanko ihmisiä siihen?
-
Onko liiketoiminta järjestetty prosessiorientoituneesti? Mitä liiketoimintaprosesseja liiketoiminta sisältää?
-
Missä mittakaavassa IT tukee liiketoimintaprosesseja? Ovatko nämä järjestelmät konfiguroitu prosessiorientoituneella tavalla?
-
Onko yrityksessä BPM-aloitteita? Annetaanko BPM-hallintotavalle tilaa?
Kypsyystason kasvattaminen vie aikaa. Tämä johtuu ihan puhtaasti siitä, että kypsyystasolla nouseminen on koko yrityksen laajuinen projekti ja vaatii omistautumista sekä johto- että työntekijätasoilla. Mutta toivottavasti tämä kirjoitus herätti ajatuksia ja intoa lähteä kehittämään oman yrityksesi kypsyyttä.
Jatkossa tulen kertomaan lisää siitä miten BPM-prosessi etenee ja miten yritykset voivat BPM:n avulla tehostaa prosessejaan. Nyt kun olet päässyt alkuun, ei kannatta pudota kärryiltä. Seuraa meitä Twitterissä ja Linkedinissä niin pysyt mukana tällä yhteisellä matkallamme kohti dynaamista liiketoimintarakennetta.
Marja Jussila van Leeuwen
Maajohtaja, You-Get Finland